Uw persoonsgegevens bij Interzorg
Uw privacy is voor Interzorg Thuiszorg van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarin is geregeld hoe met uw persoonsgegevens moet worden omgegaan. Hierin staat ook dat wij aan moet kunnen tonen dat wij ons aan de wet houden en zijn wij verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Gebaseerd op de AVG hebben wij deze privacyverklaring voor cliënten opgesteld. Hierin is beschreven welke gegevens wij van u verwerken en voor welk doel, maar ook staan de verplichtingen van Interzorg Thuiszorg en de rechten van cliënten (of hun vertegenwoordigers) uitgebreid beschreven.
Wat betekent de privacyverklaring?
In het kort houdt dit in dat wij de verantwoordelijkheid hebben te vertellen wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Welke persoonsgegevens wij vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we gegevens mogelijk verstrekken. Uitgangspunt daarbij is dat we alleen persoonsgegevens gebruiken indien dat noodzakelijk is en natuurlijk op een veilige manier.
Welke (standaard) gegevens hebben we van u nodig en waarvoor?
⦁ Algemene persoonsgegevens (naam, geboortedatum, burgerlijke staat, etc.), contactgegevens (ook van wettelijk vertegenwoordiger), verzekeringsgegevens, verleende zorgproducten, sociale gegevens (netwerk), medische en gedragsgegevens.
Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie; in het bijzonder voor de instandhouding van de dienstverlening, externe verantwoording over de verleende zorg (declareren naar zorgkantoor, zorgverzekeraar, gemeente) en kwaliteitsmetingen.
⦁ Cliënt-/relatienummer
Dit nummer kennen we aan elke cliënt toe en is uniek voor de zorgrelatie die we met de cliënt hebben.
⦁ Burgerservicenummer (BSN)
Dit nummer hebben we nodig om gegevens met betrekking tot de cliënt uit te wisselen met zorgkantoor, zorgverzekeraar, overheid en andere zorgaanbieders; gebruik van dit nummer is dan verplicht.
⦁ Medisch/specialistische, gedragswetenschappelijke, sociaal-maatschappelijke en verpleegkundige/begeleidings- gegevens.
Deze gegevens gebruiken we voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de individuele zorg- en dienstverlening.
⦁ Aard van toegepaste vrijheid beperkende middelen of maatregelen voor cliënt, datum/duur, reden, wiens verantwoordelijkheid het is
Het vastleggen van deze gegevens is nodig om vrijheid beperkende middelen of maatregelen te kunnen toepassen en te kunnen verantwoorden waarom deze maatregelen noodzakelijk zijn.
⦁ Toegediende medicatie
Met af te tekenen medicatielijsten maken wij inzichtelijk welke medicatie cliënten hadden moeten ontvangen en of ze deze ook daadwerkelijk hebben ontvangen.
⦁ Omschrijving en aard van incidenten met betrekking tot cliënten, getroffen maatregelen en schade/letsel.
Handhaving en optimalisering van de kwaliteit van zorgverlening aan cliënten
Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken zonder daarvoor uw specifieke toestemming te vragen.
Overige persoonsgegevens
Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Overige bijzondere, extra gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen. Pasfoto’s kunnen bijvoorbeeld ook iets over iemands ras of religie zeggen. Wanneer we foto’s willen vastleggen voor onze eigen registratie of om ergens te publiceren, kan toestemming als grondslag worden gebruikt om dit toch mogelijk te maken. Interzorg Thuiszorg maakt hier ook gebruik van. Toestemming hiervoor kan overigens altijd weer worden ingetrokken. Ook euthanasieverklaringen en reanimatieverklaringen worden alleen op verzoek van de cliënt vastgelegd.
Wanneer Interzorg Thuiszorg een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Denk dan bijvoorbeeld aan agressief gedrag dat voor onze medewerkers van belang is om te weten.
Hoe verkrijgt Interzorg Thuiszorg de persoonsgegevens?
De meeste gegevens van een cliënt ontvangen we rechtstreeks wanneer de zorgovereenkomst wordt afgesloten en de zorg wordt gestart. Daarnaast kunnen gegevens worden ontvangen van andere zorgaanbieders.
Het dossier/zorgplan vult zich gedurende de periode dat de cliënt bij Interzorg Thuiszorg in zorg is.
Intern gebruik van de gegevens
Om uw privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie uw gegevens moeten gebruiken, mogen dat. Dat regelen we door die medewerkers bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen.
Beveiliging van de gegevens
Interzorg Thuiszorg neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en tevens ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de NEN7510/12/13.
Extern gebruik van gegevens
Verplichte doorgifte
Als zorginstelling heeft Interzorg Thuiszorg de verplichting om gegevens over benodigde en geleverde zorg te delen met zorgkantoor, zorgverzekeraar en gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen.
In bijzondere situaties kunnen wij ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over u te verstrekken; denk aan de kantonrechter in verband met de verantwoording over beheerde gelden of in geval van een justitieel onderzoek.
Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s
Voor haar bedrijfsvoering maakt Interzorg Thuiszorg gebruik van veel computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. Daarvoor sluit Interzorg Thuiszorg met hen een verwerkersovereenkomst waarmee we de leverancier verplichten op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als Interzorg Thuiszorg zelf.
Overige doorgifte
Wij delen gegevens dus alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de zorgovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan anderen gegevens verstrekken doen wij dit alleen nadat we van u toestemming hebben verkregen.
In het geval dat de medewerkers geconfronteerd worden met strafbare feiten, doen wij hiervan melding of aangifte bij de politie.
Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
In het kader van de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) dient Interzorg Thuiszorg voor het cliëntendossier een bewaartermijn van 20 jaar te hanteren na beëindiging van de zorgovereenkomst. Voor vastlegging van gegevens in het kader van de Wet Zorg en Dwang (vrijheidsbeperkende middelen of maatregelen) geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar. Voor medicatielijsten en voor overige gegevens wordt een bewaartermijn van twee jaar gehanteerd.
Rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens
Als zorginstelling moeten we persoonsgegevens van cliënten gebruiken. Maar die persoonsgegevens hebben wel op de cliënt zelf betrekking. Daarom heeft de cliënt het recht om de persoonsgegevens:
⦁ in te zien,
⦁ te corrigeren als ze niet juist zijn,
⦁ over te laten dragen naar andere personen of organisaties.
Daarnaast is er het recht te verzoeken gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens.
Om gebruik te maken van één van deze rechten kunt u telefonisch contact opnemen met het algemene nummer van Interzorg Thuiszorg (0412-651 428) of per e-mail via info@interzorgthuiszorg.nl.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Het kan voorkomen dat de situatie zich voordoet dat de privacyverklaring moet worden gewijzigd. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk daarom regelmatig of er nieuwe versies zijn. Interzorg Thuiszorg zal tevens wijzigingen apart aankondigen.
Inzage en wijzigen van uw gegevens
Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd telefonisch contact met ons opnemen via het algemene nummer van Interzorg Thuiszorg (0412-651 428) of per e-mail via info@interzorgthuiszorg.nl.
Functionaris gegevensbescherming
Ook kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming. Dit is een onafhankelijk persoon die namens Interzorg Thuiszorg is aangesteld om toe te zien op zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens.
De onafhankelijke Gegevensfunctionaris van Interzorg Thuiszorg heet Peter van der Zwan en hij is werkzaam bij bureau CareSecure. De heer Van der Zwan is bereikbaar per e-mail via peter.vanderzwan@caresecure.nl.
Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.
Klacht indienen
Als u vindt dat Interzorg Thuiszorg niet op de juiste manier omgaat met uw persoonsgegevens, dan heeft u het recht om een klacht bij ons in te dienen. Maar u kunt ook altijd een klacht indienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Veilig mailen (Zivver)
Interzorg Thuiszorg gebruikt ZIVVER voor het veilig versturen van privacygevoelige informatie.
Hierdoor garanderen wij dat wij deze gevoelige informatie met de modernste beveiliging versturen, en dat niemand anders dan u de inhoud van de e-mail kan lezen.
Hoe opent u een bericht dat via ZIVVER is verstuurd?
Hebt u een e-mail ontvangen van Interzorg Thuiszorg via ZIVVER? Dan opent u dit bericht door op de blauwe link met de tekst ‘Klik voor bericht’ te klikken. U wordt dan automatisch doorgestuurd naar de beveiligde omgeving van ZIVVER. Hier moet u een toegangscode of sms-code invoeren (zie hieronder).
Bericht openen zonder dat u een toegangscode heeft
U heeft een beveiligd bericht ontvangen. Degene die u het bericht stuurt, wil zeker weten dat alleen u het bericht kunt lezen. Klik op “Klik voor bericht.” U komt dan op de website van ZIVVER, waar u een eenmalige toegangscode per e-mail toegezonden krijgt voor het bericht. Vul in de eerdere e-mail deze toegangscode in. Nu kunt u het bericht lezen. Heeft u geen toegangscode ontvangen? Neem dan contact op met de afzender.
Bericht openen met een toegangscode die u van Interzorg Thuiszorg heeft gekregen
U heeft een beveiligd bericht ontvangen. Degene die u het bericht stuurt, wil zeker weten dat alleen u het bericht kunt lezen. De afzender heeft daarom een toegangscode aan u doorgegeven, via de post, telefonisch of persoonlijk. Klik op “Klik voor bericht” en vul deze toegangscode in. Nu kunt u het bericht lezen. Heeft u geen toegangscode ontvangen? Neem dan contact op met de afzender.
Bericht openen met een sms-code
U heeft een bericht ontvangen dat is beveiligd met een SMS-code. Degene die u het bericht stuurt, wil zeker weten dat alleen u het kunt lezen. Klik op ‘Klik voor bericht’ en daarna op ‘SMS sturen’. Vul dan de code in die u op uw telefoon ontvangt. Nu kunt u het bericht lezen.
Wilt u reageren op een e-mailbericht dat via ZIVVER is verstuurd?
U leest het bericht dat via ZIVVER is verstuurd op een beveiligde webpagina. Als u op het bericht wilt reageren, dan kan dat op deze pagina. Klik op de knop “Beantwoorden”. U kunt dan in het antwoordveld direct uw reactie typen. Eventueel kunt u ook een bijlage toevoegen met de paperclip-knop. U verzendt de reactie door op de verzendknop te klikken. Wanneer de ontvanger hierop reageert, ontvangt u weer een notificatie per e-mail.
Meer over ZIVVER
Met ZIVVER kun je veilig e-mailen en bestanden uitwisselen. ZIVVER versleutelt berichten met gevoelige inhoud, zoals persoonsgegevens, dossiers, verslagen of andere informatie die u veilig wilt versturen. Verstuurt u een bericht via ZIVVER, dan is dat gegarandeerd veilig. Dat betekent dat niemand anders dan de verzender en de ontvanger toegang heeft tot het bericht. Ook hackers niet. Daarnaast voorkomt ZIVVER met slimme technologieën dat mensen gevoelige informatie naar de verkeerde persoon sturen.
Vragen?
Hebt u vragen over een ontvangen e-mailbericht? Kunt u het ontvangen bericht niet openen? Of hebt u vragen over ZIVVER? Neem dan contact op met ZIVVER via: support@zivver.com. Meer weten? https://www.zivver.nl.
